Kisgyerekkorunk óta iskolában ülünk, különböző kompetenciákat tanulunk, fejlődünk szakmákban, gyűjtjük az okleveleket, tanúsítványokat továbbképzésekről, hogy aztán megfelelő munkát tudjunk végezni. Mégis a vezetők, HR-esek egyik alap elvárása a jelölt/munkatárs felé, hogy „tudjon dolgozni”.
Ez a kompetencia kulcsfontosságú lenne mindenki számára, mégsem rendelkezünk vele, nem ismerjük a munkavégzés lépéseit: azaz, mit csinálunk olyankor, amikor dolgozunk, bármilyen munkafolyamat is legyen az, bármelyik szektorban, bármilyen beosztásban.
Amilyen egyszerűnek tűnik talán a kérdés, annyira ki tud fogni a válasz a legedzettebb vezetőkön is, amikor megkérdezzük, hogyan tanítja meg a munkatársaknak a munkavégzést. Ez leginkább a pályakezdőknél érezhető jelenség, mert később mindenki elsajátít egy „valamilyen” munkastílust, módszert, amivel több kevesebb sikerrel elboldogul a munkahelyén.
Szervezetfejlesztőként számunkra fontos, hogy munkatársaink tudatos technikával, azaz kompetensen dolgozzanak, ne csak szakmailag (mit csinál), hanem a módja, módszere se esetleges legyen (hogyan dolgozik).
Az Egyszerű hetes egy zseniális DFT koncepció (DFTikum) arra, hogyan tanítsuk meg a munkatársakat dolgozni, mik azok a lépések, módszerek, melyek ismerete egészben emeli a szervezet munkavégzését.
Bármely munkatárs és vezető, bármely pozícióban az alábbi folyamatokat végzi, ezen kompetenciákat kell ismernie a hatékony munkavégzéshez.
A megállapodáskötés egy gondolkodási technika, mely során tisztázzuk az ügyféllel az elvárt minőségszintet. Ezt nevezhetjük „feladat kiosztásnak”, de nem egyirányú a vezető felől, hanem a munkatárs is aktív részese, mivel ő vállal felelősséget az adott munkafolyamatért. Ezzel a tudatos technikával biztosítjuk, hogy a feladatot (folyamatot) végző munkatárs pontosan tudja, mi az elvárás felé, milyen eredményt kell elérnie, amivel elégedett az ügyfele.
Minden munka egy folyamat. A minőségi eredmény minőségi munkafolyamatot feltételez, azaz, ha tudom, mi az elvárt eredmény (lásd előbbi megállapodáskötés outputja), akkor tudom megtervezni a munkát. A tervezés során számba veszem a szükséges inputokat, a szállítókat, az ütemezést, workflowt, és az outputtal kapcsolatos elvárásokat. Ezek alapján áll össze maga a munka.
A végrehajtás a „csinálás”, megvalósítás, melyet a terv (előző pont) szerint végzünk, nem ad hoc módon, így biztosítjuk a minőségi eredményt. Fontos, hogy a folyamatot végző rendelkezzen a munkavégzéshez szükséges (speciális) kompetenciákkal is a minőségi eredmény érdekében.
A munkavégzés során több olyan helyzet merülhet fel, melyre nincs szabály. Elágazások a folyamatban, döntési helyzetek, melyeknél elengedhetetlen, hogy a munkatárs aktív legyen, ne álljon meg a folyamat: gondolkodjon, majd tegyen javaslatot, vagy ha van döntési képessége, akkor döntsön. Ezt a javaslattételi kultúra kialakításával tudjuk természetessé tenni a szervezetben, hogy felelősségének érezze a munkatárs, hogy mielőbb legyen produktum a folyamat végén.
A gondolkodási folyamatokat érdemes és sokszor szükséges írásban dokumentálni, mely transzparenssé teszi a folyamatot minden résztvevő számára. Ezek formája lehet egy jelentés, elemzés, mely a vezető és az ügyfél számára is egyértelmű, jelöli a döntési helyzeteket, mutatja, hogy a folyamat az egyezőségbe (elvárt eredmény) tart e. Ezen dokumentumok elkészítését is szükséges megtanítani a munkatársaknak, hogy egységes legyen a szervezetben.
A hibák több mint fele kommunikációból fakad. A folyamatok, mérföldkövek, elvárások nincsenek, vagy nem pontosan vannak dokumentálva, ami félreértésre ad okot, kimaradnak lépések, elvárás részletei, így az eredmény elcsúszik az információhiány miatt. Ez az ismétlődő folyamatoknál még magasabb kockázatú. Kulcsfontosságú, hogy megtanítsuk a munkatársakat a szervezetben használatos dokumentációs szabályokra, magára a pontos dokumentálásra, amit a vezetőség elvár.
A szabályalkotás sok helyen vezetői kompetencia, azaz a vezető, aki amúgy legalább 1 lépésre van a folyamattól, szeretné szabályozni, hogy mit és hogyan érdemes csinálni. Ez megfosztja a munkatársat a lehetőségtől, hogy ő maga fejlessze a folyamatát, amiben dolgozik, amikor ő látja a munkavégzés során legjobban a kockázati és fejlesztési pontokat. A szabályalkotás munkatársi kompetenciává tétele csökkenti a hibázást, és növeli a felelősségvállalást a munkaszervezetben.
Ez a hét lépés több kompetencia összessége, melyeket elsajátítva tanulunk meg igazán dolgozni, hogy bármely területen tudatos munkát végezhessünk. Ez az egyszerű hetes koncepció hét lépése a tudatos és hatékony munkavégzéséért.
Az Ön szervezetében mennyire tudatos a munkavégzés? Melyik kompetencia hiányzik a leginkább? Hol kezdené a fejlesztést?
Írta: Tóth Gabriella Réka, HR szakértő
További bejegyzéseink
